Kundenprojekte zu Benchmarking, partiellem Outsourcing, Neustrukturierung und Standardisierung der Flotte
Swisscom AG ist das führende Telekommunikations- und eines der führenden IT-Unternehmen der Schweiz. Die Swisscom verfügt über einen Fuhrpark von mehreren tausend Fahrzeugen, unterteilt in PKWs und leichte Nutzfahrzeuge.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Digitalisierung der Beschaffung und Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Superspannend, einen so grossen Kunden bei der Neuausrichtung des Fuhrparkmanagements zu unterstützen.“
Das gemeinsame Projekt mit der Swisscom begann mit einem Benchmarking für ausgewählte Vielfahrermodelle. Die Resultate haben aufgezeigt, bei welchen Kostenelementen einer TCO-Betrachtung die Swisscom «best-in-class» ist, und wo noch Möglichkeiten für Optimierungen möglich wären. „Die Swisscom hat ihren Fuhrpark sehr gut strukturiert und gemangt. Dennoch hatten andere Managementmodelle Potential für Einsparungen. Zudem liessen sich einige Prozesse vereinfachen und Risiken externalisieren“, sagt Rolf Müller, Partner bei procorp. Aufgrund der Ergebnisse entschloss sich Swisscom, die aktuelle Strukturierung und den Managementansatz mittels einer umfassenden Ausschreibung zu überprüfen.
Priorität PKW-Flotte
„Bei den Grössenordnungen war es sinnvoll, das Projekt aufzuteilen, um eine zeitnahe Umsetzung des Resultats zu ermöglichen“, meint procorp-CEO Patrick Ineichen.
Dank einer klaren Projektstruktur und klar zugeteilten Ressourcen war die Unterstützung durch procorp sehr zielgerichtet möglich. So konnten die Anforderungen an die Fahrzeuge und die zu externalisierenden Flottenmanagementleistungen in kurzer Zeit definiert werden. Zusätzliche Informationen für die Anbieter – Importeure und Leasinggesellschaften – zu den Zielen der Swisscom und dem erwarteten Umfang an Dienstleistungsangeboten vereinfachten die Angebotsstellung wesentlich.
Software von procorp ermöglicht Variantenausschreibung
Die hohe Flexibilität der Beschaffungssoftware von procorp überzeugte Swisscom. Sämtliche Anforderungen liessen sich direkt abbilden. Mittels der Software konnten verschiedene Managementvarianten unterschiedlichster Funktionsstufen ausgeschrieben und einander gegenübergestellt werden. Patrick Ineichen ist überzeugt: „Wir konnten Swisscom als eines der führenden IT-Unternehmen vor allem durch den digitalen Ansatz unserer Methode als Kunden gewinnen.“ Die Vielzahl von Angeboten in den Preismatrizen je Fahrzeugmodell führten zu einer Unmenge TCO-Werten. „Die Software machte die Anzahl Angebote beherrschbar und ermöglichte einen fairen Vergleich. Wir konnten die Datenmenge rasch, effizient und fehlerfrei aufbereiten und so in der geforderten Qualität und Zeit den Entscheidungsgremien präsentieren“, fasst Rolf Müller zusammen.
RESULTAT
„Aus unserer Sicht war die Ausschreibung für Swisscom sicherlich ein Erfolg. Auch für uns war das Projekt sehr aufschlussreich, können doch bei solch heterogenen Flotten immer neue Ansätze eingebracht und verhandelt werden“, meint Rolf Müller.
„Wir durften Swisscom bis und mit Vertragsabschluss begleiten. Verhandlungen in diesen Grössenordnungen sind immer etwas Spezielles. Es war sehr spannend zu sehen, welche Lösungskonzepte der Wettbewerb bietet“, bewertet Patrick Ineichen das Projekt.
Die jahrelange Erfahrung von procorp ermöglicht, auch ein Grossunternehmen wie Swisscom bei der Veränderung der Flottenbetreuung zu begleiten. Aus den jeweiligen Kundenprojekten Erfahrungen zu sammeln, diese zu aggregieren und an die Kunden weiterzugeben, ist ein wichtiger Aspekt in der Dienstleistung und Beratung von procorp.
2018 hat procorp für einen grossen Detailhändler in der Schweiz dessen PKW-Flotte ausgeschrieben. Dabei wurden 10’000 TCO-Angebote aggregiert.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Management only
„Mit unserer webbasierten Software procorp Fleet Procurement konnten wir für den Kunden die gewünschte Transparenz in der Kostenstruktur des Fuhrparks erzielen. Dies war die Basis für die Entscheidungsfindung.“
Der Kunde kannte die TCO-Methode von procorp aus einem anderen Zusammenhang im Logistikumfeld und war daran interessiert, die eigene PKW-Flotte nach dieser Methode auszuschreiben. Ziel war es, die Kosten der PKW in Form von Gesamtkosten am Markt anzufragen, unabhängig davon, wie die Fahrzeuge schlussendlich finanziert werden. Klar war, dass Instandhaltung und Reifen inkl. deren Management pauschalisiert am Markt eingekauft werden sollten. Zudem sollte das Management der Flotte (Fahrer- und Fahrzeugbetreuung) verstärkt ausgelagert, jedoch nicht komplett aus der eigenen Hand gegeben zu werden.
Projektablauf
Wie in solchen Projekten üblich, wurden auch hier zuerst potentielle Marken und Modelle ausgeschrieben. Anschliessend wurden diverse Leasinggesellschaften aufgefordert, ihre Angebote zu den eingereichten Fahrzeugkonditionen abzugeben. Dabei kamen mehr als 10’000 TCO-Angebote zusammen (Summe der Fahrzeugmodelle für ausgewählte Laufzeit-/Laufleistungs-Kombinationen), die es zu verdichten galt, um festzustellen, mit welchen Anbietern die Verhandlungen aufgenommen werden sollten. „Nur dank unserer webbasierten Software waren wir überhaupt in der Lage, diese Menge an Angeboten zu verdichten und vergleichbar zu machen. Das war auch dem Kunden bewusst, als er die Auswertungen erhalten hat“, meint Patrick Ineichen, CEO procorp.
RESULTAT
Die TCO-Methode von procorp, bei der die eigens entwickelte Software für die Ausschreibungen eingesetzt wird, konnte die vom Kunden gewünschte Transparenz in der Kostenstruktur herstellen. Das Projekt hatte eine offene Ausschreibung und sehr breite Marktanfrage. Die Bewältigung dieses Projektes und der automatisierte Angebotsvergleich mit Ranglisten waren nur durch die webbasierte Software innerhalb der gewünschten Zeitspanne möglich.
Auftraggeberin war die Tochtergesellschaft eines deutschen Familienunternehmens, das Weltmarktführer in ihrem Kerngeschäft ist. Mit über 600 Mitarbeitenden werden die Fahrzeuge primär im Aussendienst eingesetzt.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Einführung Fahrzeugkatalog und Wechsel Leasingprovider
„Der Kunde profitiert von einer detaillierten Kostentransparenz in diesem Bereich. Die vom Kunden verfolgten Erwartungen und Ergebnisse wurden in Bezug auf alle Anforderungen bei weitem übertroffen.“
Die Fahrzeuge werden primär im Aussendienst eingesetzt und sind Teil eines Anreizsystems. Insofern bestand eine hohe Freiheit bei der Auswahl des Firmenfahrzeuges. Diese Situation sowie die Tatsache, dass der Fuhrpark einen grossen Kostenblock darstellt, waren der Grund für die Überprüfung des Fuhrparks hinsichtlich Kosten und möglicher Standardisierungs- und Bündelungseffekte.
Im Herbst 2014 wurde zusammen mit den Projektverantwortlichen festgelegt, welche Zielsetzungen hinsichtlich Downsizing angestrebt werden sollen und welche Anforderungen im Rahmen der Ausschreibung minimal zu erfüllen sind. Bei der Fahrzeugwahl konnten die Anbieter auf Basis ökologischer, technologischer und logistischer Vorgaben „best-in-class“-Angebote einreichen. Wichtig war, die bisher offene Struktur des Fuhrparks mittels Standardisierungsbestrebungen bei mindestens gleichbleibender Dienstleistungsqualität zu optimieren. Die Gesamtkosten spielten jedoch den entscheidenden Punkt bei der Evaluation.
Individuelle Abbildung der Kundenwünsche im Evaluationstool
Um ein Gefühl für mögliche Lösungsansätze zu bekommen, wurden in einer ersten Phase ein Pflichtenheft und das dazugehörige Evaluationstool auf die Anforderungen des Kunden ausgerichtet und damit TCO-Angebote auf einheitlicher Basis eingeholt.
Dabei hat sich bestätigt, dass mittels einer strukturierten und ganzheitlichen Methode, wie procorp sie anwendet, Optimierungsmöglichkeiten realisiert werden können.
Mitten in die Diskussion über die Optimierungsmöglichkeiten fiel der Entscheid der Nationalbank, den Frankenkurs nicht mehr zu stützen. Die Folgen für die verschiedenen Marktteilnehmer der Fahrzeugbranche waren nicht unerheblich. Deshalb entschied man sich, die 1. Runde der Ausschreibung zu wiederholen. „Es war kaum zu glauben, aber die Angebote wurden nochmals attraktiver. Ob dies wirklich nur an der Anpassung des Wechselkurses lag, oder ob hier bereits der Wettbewerb spielte, ist schwierig zu sagen“, sagt Rolf Müller von procorp.
Nach der Auswertung der Angebote aus der Marktsondierung wurden zusammen mit dem Kunden ein Fahrzeugkatalog basierend auf diverse Funktionsstufen erstellt.
RESULTAT
Der Fuhrpark konnte erheblich standardisiert und der Treibstoffverbrauch und damit der CO2-Ausstoss reduziert werden. Die strukturierte und ganzheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung von Skaleneffekten führten zu entsprechenden finanziellen Resultaten beim Kunden. Downsizing trug hier einen entscheidenden Anteil. Anstelle der freien Markenwahl wurde das Portfolio neu auf eine Handvoll Marken eingeschränkt. Nebst Vorgabe der Motorisierung wurde die Ausstattung weitestgehend standardisiert. „Der Kunde profitierte von einer detaillierten Kosten-Leistungs-Transparenz dank unserer Methode und die erzielten Resultate für den Kunden wurden in allen Belangen bei weitem übertroffen“, fasst Patrick Ineichen von procorp zusammen.
2017 / 2018 hat procorp den Fuhrpark eines international führenden Dienstleisters im Eisenbahnsektor in der DACH/NL-Region ausgeschrieben. Die Ausschreibung umfasste PKW und leichte Nutzfahrzeuge.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Standardisierung Marken / Modelle und Leasingprovider über vier Länder
„Unsere webbasierte Software ist derart flexibel aufgebaut, dass sie modular für diverse Länder ausserhalb der Schweiz adaptierbar und einsetzbar ist.“
Bis zum Zeitpunkt der Ausschreibung hatten die diversen Gesellschaften der Holding ihre Fahrzeugbedürfnisse selbständig ausgeschrieben. Als Folge umfasste die Flotte diverse Marken und Modelle in den einzelnen Ländern. Auch waren sämtliche möglichen Managementvarianten im Einsatz, vom Kauf mit eigener Betreuung der Flotte bis hin zu Full-Service-Leasing. Die Eigner der Gruppe kamen zum Schluss, dass eine Bündelung und Standardisierung der Flotte (im Rahmen der Mobilitäts- und länderspezifischen Bedürfnisse) aus prozessualer und aus wirtschaftlicher Sicht anzustreben sei.
Definition der Bedürfnisse und Durchführung der Ausschreibung
Zusammen mit dem Kunden wurden die IST-Kosten je Land erhoben. Gleichzeitig wurde festgehalten, welches Mobilitätsbedürfnis je Land existiert: welche Funktionsstufen benötigen welche Fahrzeuge, mit welchen Ausstattungsmerkmalen, welche Inneneinrichtungen, Ein-, An- und Aufbauten werden benötigt? Basierend auf einem Pflichtenheft wurden zuerst die möglichen Marken und Modelle je Land abgefragt. Die Anbieter füllten dazu ihre Daten in die Software von procorp ab.
Anschliessend wurden diverse Leasinggesellschaften (internationale wie auch nationale je Land) angefragt, ihre Angebote in der Software zu erfassen. Die Resultate führten zu Erstaunen beim Kunden, denn mit einer so signifikanten Verbesserung wurde nicht gerechnet.
„Es hat sich klar gezeigt, dass unsere Software in diversen Ländern in Europa eingesetzt werden kann. Klar müssen je Land gewisse Spezifika berücksichtigt werden (bspw. Normverbrauchsabgabe, sogenannte NoVA, in Österreich oder die Radio- und Funkgebühr, sogenannte GEZ, in Deutschland). Dank des modularen Aufbaus unserer Software können solche Besonderheiten problemlos integriert werden, so dass schlussendlich ein TCO-Angebot resultiert,“ sagt Rolf Müller, Partner bei procorp.
RESULTAT
Der Kunde hat sich entschieden, einen Full-Service-Leasing Vertrag mit einem Anbieter über sämtliche Länder abzuschliessen. „Wir haben den Kunden bis und mit Vertragsausarbeitung und -verhandlung begleitet, um sicher zu stellen, dass auch je Land, das abgebildet wird, was ausgeschrieben und angeboten wurde,“ meint Patrick Ineichen, CEO procorp.
Rolf Müller zieht das Fazit: „Das Projekt war aufgrund der diversen Herausforderungen, sprich länderspezifischen Gegebenheiten und Vorgaben, nicht einfach. Es hat sich gezeigt, dass eine Umsetzung nur möglich ist, wenn das Vorhaben und seine Umsetzung durch das Management gestützt wird.“